SOLUSI PENGADAAN BAHAN PUSTAKA “MINIM DANA”

Oleh:
Noorika Retno Widuri, pustakawan

Koleksi perpustakaan merupakan sumber informasi yang tidak saja menggambarkan hasil karya manusia masa lampau dan masa sekarang, namun juga masa yang akan datang. Bila koleksi perpustakaan dikembangkan tidak mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, perpustakaan akan ditinggalkan penggunanya. Tiga pilar pokok perpustakaan adalah koleksi, sumber daya manusia(pustakawan) dan pelayanan. Sehingga ketiganya merupakan satu kesatuan yang tidak mungkin terpisahkan. Koleksi banyak tanpa ada pustakawan, mustahil perpustakaan itu akan berjalan. Pustakawan tanpa koleksi itu berarti tidur panjangnya sebuah perpustakaan, sebab tanpa koleksi tidak akan terjadi pelayanan bagi pengguna.
Masalah pengembangan koleksi di perpustakaan bukan rahasia umum. Tidak tersedianya dana yang memadai untuk membina koleksi bahan pustaka acapkali terjadi. Perpustakaan nyaris tidak mendapat porsi penting bagi unit kerja induk. Namun demikian perpustakaan tidak boleh berhenti sampai disitu. Pustakawan sebagai ujung tombak perpustakaan tidak boleh begitu saja menyerah dengan keadaan. Dalam kondisi demikian profesionalitas pustakawan menjadi taruhannya. Pustakawan harus bergerak dan berusaha mencari koleksi-koleksi yang memungkinkan dimiliki oleh perpustakaan.
Pengadaan bahan pustaka umumnya melalui pembelian, pertukaran(exchange) dan hadiah. Bagi perpustakaan yang miskin dana, pengadaan bahan pustaka melalui pembelian tentu tidak mungkin. Keadaan ini mendorong pustakawan untuk menetapkan prioritas bahan pustaka dan mencari alternative lain dalam mendapatkan bahan pustaka tanpa membeli.
Ada beberapa jalan yang dapat ditempuh agar koleksi bertambah antara lain dengan :
Pusat deposit --- salah satu fungsi perpustakaan merupakan tempat menyimpan hasil karya manusia. Hal ini bisa menjadikan alasan utama bahwa setiap publikasi di lingkungan kerja perpustakaan berkewajiban mendepositkan publikasinya di perpustakaan. Melalui pusat deposit, perpustakaan memungkinkan untuk mendapat tambahan bahan pustaka yang bersifat grey literature atau pustaka kelabu. Setiap unit kerja memiliki kekhasan tersendiri. Misalnya hasil seminar Madrasah, rapat kerja, dan hasil-hasil kegiatan unit kerja lainnya. Koleksi ini bisa didayagunakan bagi kepentingan masyarakat pengguna.
Menjalin kerja sama --- Perpustakaan menjalin kerjasama dengan perpustakaan-perpustakaan lain baik yang sejenis maupun tidak. Kerja sama antar perpustakaan bisa menjadi penengah dalam hal pengadaan koleksi, bilamana perpustakaan yang bekerja sama dengan kita memiliki koleksi yang jauh lebih baik. Peminjaman berjangka waktu, memberikan kesempatan kepada pengguna untuk memanfaatkan koleksi pinjaman sebaik-baiknya.
Tukar --- Bahan pustaka yang dipertukarkan dapat berupa (1)terbitan perpustakaan sendiri misalnya daftar tambahan pustaka, indeks artikel maupun bibliografi (2) publikasi/ terbitan dari unit kerja induk. Misalnya unit kerja induk telah memiliki jurnal yang layak untuk ditukar oleh bahan-bahan pustaka lain yang dimiliki unit kerja/instansi lain.
Hadiah ---Berbagai instansi pemerintah, yayasan, maupun LSM umumnya memiliki publikasi yang bisa diberikan cuma-cuma kepada perpustakaan. Pustakawan sebaiknya pro aktif dalam mencari unit kerja atau instansi atau LSM mana yang dapat menghadiahkan buku-bukunya bagi keperluan perpustakaan. Pendekatan antar unit kerja/instansi mutlak diperlukan, sebab dengan adanya surat resmi dari pejabat perpustakaan akan melancarkan jalan pustakawan dalam memperoleh koleksi cuma-cuma dari instansi yang dituju. Selain itu hadiah juga bisa diberikan bila perpustakaan yang bersangkutan memiliki banyak duplikasi terbitan. Melalui berita acara yang jelas, koleksi-koleksi duplikat ini bisa diberikan kepada perpustakaan lain yang membutuhkan. Demikian pula dengan koleksi yang tidak sesuai dengan subyek yang sesuai dengan perpustakaan. Pada umumnya mereka akan menyeleksi dan menawarkannya pada perpustakaan lain.
Penyiangan koleksi --- Beberapa perpustakaan memiliki kebijakan kegiatan penyiangan koleksi. Pustakawan hendaknya mencari tahu perpustakaan-perpustakaan mana yang akan menyiangi koleksi dan kemudian bisa dimanfaatkan oleh kita. Namun demikian perlu mempertimbangkan jenis koleksi yang sesuai dengan visi dan misi perpustakaan.
Koleksi pribadi ---Cara ini memerlukan pendekatan pribadi, sebab tidak semua kolektor buku akan melepas begitu saja bukunya untuk kepentingan perpustakaan. Kekhawatiran akan buku yang hilang sering kali terjadi. Pustakawan hendaknya meyakinkan kepada orang yang bersangkutan bahwa buku-buku tersebut tidak dipinjamkan atau hanya bisa dibaca ditempat.
Hunting di pameran buku dan bursa buku bekas --- pameran buku biasanya memberikan diskon besar-besaran, kesempatan ini bisa dimanfaatkan sebaik-baiknya bagi pengelola perpustakaan untuk memborong buku. Demikian pula dengan berburu buku-buku bekas. Buku-buku bekas, tidak selamanya buruk. Pengalaman penulis justru beberapa kali menemukan buku-buku berkualitas di pedagang buku bekas di pinggir-pinggir jalan.

MEMANFAATKAN TEKNOLOGI INFORMASI
Perkembangan teknologi informasi saat ini semakin tidak terbendung. Salah satunya adalah internet. Internet bukan merupakan hal asing bagi perkembangan dunia perpustakaan saat ini. Namun demikian tidak dipungkiri bahwa tidak semua perpustakaan memiliki fasilitas tersebut. Perpustakaan yang memiliki fasilitas internet bisa men-download artikel atau e-journal maupun e-book yang ada di internet. Tentunya yang ‘free’ atau gratis. Hasil download bisa disimpan dalam bentuk CD yang selain daya tampungnya lebih besar juga praktis karena tidak memakan tempat. Bagaimana bila tidak? Perpustakaan dapat menumpang pada bagian lain yang memilikinya, atau rental di warnet.
Melalui internet, pustakawan juga dapat bergabung dengan mengikuti komunitas di dunia maya atau milis. Melalui milis perpustakaan memiliki peluang untuk mendapatkan koleksi gratis. Beberapa komunitas di dunia maya memberikan kesempatan pada pustakawan untuk menjalin kerjasama dalam bidang apapun, termasuk keterbatasan koleksi.
Tulisan ini hanya bermaksud mengugah, membangunkan pustakawan agar tidak lagi pasif dan patah semangat dalam menghadapi persoalan yang menimpa unit kerja perpustakaan. Banyak terobosan-terobosan yang bisa dikerjakan pustakawan demi memberikan pelayanan terbaik bagi penggunanya. Perpustakaan harus unjuk gigi dulu, jerih payah yang telah kita upayakan pasti bisa mendatangkan hasil. Optimis bahwa usaha kita akan berhasil. Pustakawan merupakan pekerjaan mulia, sebab banyak kegiatan amal sholeh didalamnya. Bukan saja untuk kepentingan dunia, tapi untuk tabungan di akherat kelak.