Pustakawan Madya pada Perpustakaan Institut Pertanian Bogor
(jantigs@ipb.ac.id)
A. Pendahuluan
Setiap perpustakaan tentunya mempunyai visi yang berbeda, namun dapat dipastikan bahwa perpustakaan itu dikatakan berhasil bila banyak digunakan oleh komunitasnya. Salah satu aspek penting untuk membuat perpustakaan itu banyak digunakan adalah ketersediaan koleksi yang memenuhi kebutuhan penggunanya. Oleh karena itu tugas utama setiap perpustakaan adalah membangun koleksi yang kuat derni kepentingan pengguna perpustakaan. Pustakawan yang diberi tugas di bidang pengembangan koleksi, harus tahu betul apa tujuan perpustakaan tempat mereka bekerja dan siapa penggunanya, serta apa kebutuhannya.
Untuk melihat apakah tujuan perpustakaan sudah tercapai dan bagaimana kualitas koleksi yang telah dikembangkan tersebut sudah memenuhi standar, perlu diadakan suatu analisis dan evaluasi koleksi. Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu oleh pengguna. Pedoman untuk mengevaluasi koleksi perpustakaan yang dikeluarkan oleh American Library Association membagi metode kedalarn ukuran-ukuran terpusat pada koleksi dan ukuran-ukuran terpusat pada penggunaan. Dalam setiap kategori ada sejumlah metode evaluasi khusus. Perpustakaan perlu melakukan evaluasi koleksi secara periodik dan sistematik untuk memastikan bahwa koleksi itu mengikuti perubahan yang terjadi, dan perkembangan kebutuhan dari komunitas yang dilayani.
Perpustakaan sebagai unit pemberi jasa/layanan selalu menaruh perhatian pada pengukuran kinerja dalam memenuhi kebutuhan para penggunanya, dan meyakinkan diri bahwa berbagai sumber daya yang dipilih bermanfaat bagi konsumennya. Akhir-akhir ini minat untuk pengukuran kinerja semakin menguat. Hal itu sebagian disebabkan oleh tekanan untuk lebih memanfaatkan sumber daya dengan lebih efisien, bersarnaan dengan perhatian pada pemenuhan kebutuhan pengguna dengan lebih efektif. Disamping itu juga adanya tekanan dari pihak penyandang dana untuk memanfaatkan dana secara optimum, pada waktu yang sama pengguna dari jasa-jasa perpustakaan semakin tinggi tuntutannya. Setiap penilaian pada koleksi seharusnya memasukkan sebuah petimbangan pada seberapa baiknya koleksi itu memenuhi harapan dan kebutuhan pengguna.
B. Mengapa Evaluasi Koleksi Perlu Dilakukan?
Sebuah perpustakaan seringkali menghadapi berbagai pertanyaan baik dari organisasi induk maupun dari komunitasnya. Beberapa pertanyaan yang timbul, antara lain:
- Apakah kekuatan dari koleksi perpustakaan itu?
- Seberapa efektif perpustakaan memanfaatkan dana pengembangan koleksi?
- Seberapa besar manfaat koleksi terhadap komunitas yang dilayani?
- Bagaimana keadaan koleksi perpustakaan itu dibandingkan dengan koleksi perpustakaan yang setara?
Begitu juga dengan segala sesuatu yang telah kita putuskan perlu ditinjau kembali, apakah sudah mencapai tujuan yang telah ditentukan atau belum. Demikian pula halnya dengan koleksi perpustakaan. Bila perpustakaan telah membuat suatu kebijakan pengembangan koleksi, kemudian telah melakukan pembelian bahan pustaka serta mengembangkan koleksinya, seringkali timbul pertanyaan apakah koleksi yang dibeli tersebut sesuai dengan standar tertentu? Ada beberapa pedoman standar untuk perpustakaan umum, perpustakaan sekolah, dan juga perpustakaan perguruan tinggi yang dapat digunakan untuk suatu evaluasi koleksi.
Itulah sebagian dari pertanyaan yang bisa dijawab melalui program penilaian evaluasi koleksi. Evaluasi melengkapi siklus pembangunan koleksi dan membawa kembali pada kegiatan kajian kebutuhan informasi pengguna. Siklus pembangunan koleksi di perpustakaan secara lengkap dimulai dari seleksi (dengan memperhatikan dokumen "Kebijakan Pengembangan Koleksi"), pengadaan (termasuk proses pembelian, penerimaan, inventarisasi, penempelan barcode untuk sistem yang terkomputerisasi), katalogisasi dan klasifikasi (termasuk entri data katalog ke komputer untuk sistem yang telah terkomputerisasi), pascakatalogisasi (penempelan label nomor panggil, slip tanggal kembali, kartu buku dan kantong buku untuk sistem yang masih manual), dilanjutkan dengan layanan sirkulasi dan referensi, kemudian dilakukan CREW (Continues Review, Evaluation, and Weeding), istilah yang diperkenalkan oleh Moore, dengan memperhatikan hasil kajian kebutuhan pengguna. Hasil dari proses CREW ini akan memberikan masukan pada dokumen "Kebijakan Pengembangan Koleksi", dan seterusnya. Makalah ini hanya membahas masalah evaluasi koleksi, karena pokok bahasan lain sudah sering dibahas di berbagai tulisan.
Walaupun istilah evaluasi mempunyai beberapa definisi, ada unsur yang umum dari semua definisi itu terkait pada penentuan sebuah nilai atau harga pada sebuah objek atau kegiatan. Evaluasi koleksi melibatkan baik objek rnaupun kegiatan, begitu juga dengan nilai kuantitatif dan kualitatif. Dasar-dasar evaluasi tidak berubah dari waktu ke waktu, namun penerapan dasar-dasar tersebut semakin canggih dari tahun ke tahun. Pemanfaatan komputer memungkinkan untuk menangani data yang lebih banyak, dan lebih beragam. Beberapa institusi di negara maju menawarkan pangkalan data bibliografi dalam bentuk CD-ROM untuk penilaian dan perbandingan koleksi.
Perpustakaan, seperti juga organisasi lainnya, ingin mengetahui keadaan mereka dibandingkan dengan organisasi yang sama. Data perbandingan dapat bermanfaat, tetapi bisa juga menyesatkan. Dalam membandingkan sebuah perpustakaan dengan perpustakaan lain harus diperhatikan apakah berbagai aspek yang melatarbelakangi data yang diperbandingkan itu sudah sama? Sebagai contoh, sebuah perpustakaan yang kecil tidak bisa dibandingkan dengan perpustakaan lain yang besar. Tentunya akan banyak hal yang berbeda. Misalkan sebuah perpustakaan A mempunyai koleksi 120.000 judul buku, sedangkan perpustakaan B mempunyai koleksi 50.000 judul buku. Dengan data yang demikian itu tidak bisa langsung mengatakan bahwa perpustakaan A lebih baik dari B.
Bila diteliti lebih lanjut, pengguna yang harus dilayani perpustakaan A ada 20.000 orang dan pengguna yang harus dilayani perpustakaan B ada 1500 orang. Itupun harus diteliti lebih lanjut, apakah koleksi yang tersedia itu merupakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan penggunanya? Bisa terjadi koleksi yang kelihatannya begitu besar bagi kedua perpustakaan itu, ternyata dipenuhi buku-buku lama yang tidak terpakai oleh penggunanya. Walapun demikian membandingkan data antar perpustakaan itu menarik dan bisa membantu dalam mengevaluasi sebuah perpustakaan, hanya diperlukan data yang lengkap dan harus jeli dalam menganalisis semua data.
Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu oleh pengguna.
Tujuan dari evaluasi koleksi pada perpustakaan perguruan tinggi menurut dokumen "Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi" (2005) adalah:
1. mengetahui mutu, lingkup, dan kedalaman koleksi
2. menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perguruan tinggi
3. mengikuti perubahan, perkembangan sosial budaya, ilmu dan teknologi
4. meningkatkan nilai informasi
5. mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi
6. menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi.
Walaupun tujuan yang disebutkan di atas untuk perpustakaan perguruan tinggi, namun materi tersebut bisa digunakan untuk perpustakaanjenis yang lain.
Ada banyak kriteria untuk penentuan nilai dari sebuah buku atau keseluruhan koleksi, sebagai contoh: secara ekonomi, moral, keagamaan, estetika, intelektual, pendidikan, politis, dan sosial. Nilai sebuah benda atau koleksi berfluktuasi tergantung pada ukuran mana yang digunakan. Mengkombinasikan beberapa ukuran adalah efektif sepanjang ada kesepakatan menyangkut bobot relatifnya. Banyak faktor-faktor subjektif berlaku dalam proses evaluasi yang harus dilalui sebelum mulai melaksanakan proses tersebut. Satu keuntungan bila sudah ditentukan tujuan dan kriteria nilai-nilai sebelumnya, sehingga interpretasi hasil bisa dilakukan dengan lebih mudah. Hal itu juga akan membantu memperkecil perbedaan dalam pemikiran tentang hasil-hasil.
Perpustakaan melakukan evaluasi untuk beberapa alasan, seperti:
- Untuk mengembangkan program pengadaan yang cerdas dan realistis berdasarkan pada data koleksi yang sudah ada
- Untuk menjadi bahan pertimbangan pengajuan anggaran untuk pengadaan koleksi berikutnya
- Untuk menambah pengetahuan staf pengembangan koleksi terhadap keadaan koleksi
c. Metode Evaluasi
Pokok bahasan berikut ini adalah beberapa metode dalam evaluasi. Berbagai metode evaluasi koleksi telah dibahas dalam berbagai tulisan, untuk memilihnya tergantung pada tujuan dan kedalaman dari proses evaluasi. George Bonn (dalam Evans, 2000) memberikan lima pendekatan umum terhadap evaluasi, yaitu:
1. Pengumpulan data statistik semua koleksi yang dimiliki
2. Pengecekan pada daftar standar seperti katalog dan bibliografi
3. Pengumpulan pendapat dari pengguna yang biasa datang ke perpustakaan
4. Pemeriksaan koleksi langsung
5. Penerapan standar, pembuatan daftar kemampuan perpustakaan dalam penyampaian dokumen, dan pencatatan manfaat relatif dari kelompok khusus.
Kebanyakan metode yang dikembangkan akhir-akhir ini mengambil teknik-teknik statistik. Beberapa standar dan pedoman dari asosiasi profesional dan badan-badan akreditasi menggunakan pendekatan dan formula-formula statistik yang memberikan kepada pelaksana evaluasi beberapa indikator kuantitatif dalam melakukan penilaian. Berbagai standar, daftar pencocokan (checklist), katalog, dan bibliografi adalah beberapa sarana lain bagi pelaksana evaluasi.
Pedoman untuk mengevaluasi koleksi perpustakaan yang dikeluarkan oleh American Library Association (ALA's Guide to the Evaluation of Library Collections) membagi metode kedalam ukuran-ukuran terpusat pada koleksi dan ukuran-ukuran terpusat pada penggunaan. Dalam setiap kategori ada sejumlah metode evaluasi khusus.
Pedoman itu meringkas sebagian besar teknik-teknik yang digunakan sekarang ini untuk mengevaluasi koleksi. Metode tersebut difokuskan untuk sumber daya tercetak, tetapi ada unsur-unsur yang dapat digunakan dalam evaluasi sumber daya elektronik. Ada pun metode itu adalah:
1. Metode Terpusat pada Koleksi
Pada metode ini terdapat beberapa cara untuk melakukan evaluasi koleksi, yaitu:
· Pencocokan terhadap daftar tertentu, bibliografi, atau katalog
· Penilaian dari pakar
· perbandingan data statistik
· Perbandingan pada berbagai standar koleksi
2. Metode Terpusat pada Penggunaan
Pada metode ini terdapat beberapa cara untuk melakukan evaluasi koleksi, yaitu:
· Melakukan kajian sirkulasi
· Meminta pendapat pengguna
· Menganalisis statistik pinjam antar perpustakaan
· Melakukan kajian sitiran
· Melakukan kajian penggunaan di tempat (ruang baca)
· Memeriksa ketersediaan koleksi di rak
Setiap metode mempunyai kelebihan dan kekurangan. Seringkali yang terbaik adalah menggunakan beberapa metode yang saling dapat menutupi kelemahannya. Di bawah ini akan dibahas secara ringkas berbagai metode tersebut.
1. Metode Terpusat pada Koleksi Pencocokan pada Daftar
Metode dengan menggunakan daftar pencocokan (checklist) merupakan cara lama yang telah digunakan oleh para pelaku evaluasi. Metode ini dapat digunakan dengan berbagai tujuan, baik dengan satu metode ini saja maupun dikombinasikan dengan teknik yang lain, biasanya menghasilkan data numerik seperti: "perpustakaan A mempunyai x % dari buku-buku yang ada di daftar itu". Jadi pelaku evaluasi mencocokkan antara koleksi yang dimiliki sebuah perpustakaan dengan bibliografi yang standar. Beberapa contoh bibliografi yang standar adalah: Books for College Libraries, Business Journals of the United States, Public Library Catalog, Guide to Reference Books, Best Books for Junior High Readers (standar ini banyak dikeluarkan oleh American Library Association) dan Core Lists untuk berbagai subjek tertentu (dikumpulkan oleh Association of College and Research Libraries, Amerika Serikat). Untuk terbitan dari Indonesia belum ada, karena membuat dokumen seperti itu membutuhkan waktu yang lama dan biaya yang sangat besar.
Bila bibliografi standar tidak dimiliki, pelaku evaluasi bisa mengundang beberapa pakar dalam subjek yang akan dievaluasi. Pakar tersebut diminta untuk melihat beberapa bibliografi dalam subjek keahliannya dan menentukan bibliografi yang bisa dijadikan dasar untuk mengevaluasi koleksi dalam subjek itu. Disarankan koleksi perpustakaan dievaluasi sesering mungkin terhadap bibliografi yang standar, agar mutu koleksi itu tetap terjaga. Semakin tinggi persentase kecocokan antara koleksi dengan bibliografi standar untuk subjek tertentu, semakin baik. Asosiasi profesi di negara-ngara maju biasa mengeluarkan daftar publikasi terbaik pada tahun itu (the best-of-the year list), yang bisa dijadikan standar untuk mengetahui publikasi yang bermutu untuk bidang ilmu profesi tersebut. Jadi banyak sekali sumber yang bisa dirujuk untuk mengetahui koleksi yang seharusnya dimiliki oleh sebuah perpustakaan.
Evaluasi koleksi menggunakan bibiografi sebagai daftar pencocokan dilakukan pertama kali pada tahun 1933 oleh pustakawan di perpustakaan University of Chicago. Pada saat itu mereka menggunakan 300 bibliografi untuk mencocokkan seluruh koleksi yang ada di perpustakaan, dalam rangka penentuan kebutuhan pengguna di masa depan.
Untuk melakukan evaluasi koleksi, berbagai daftar pencocokan bisa digunakan. Terkait masalah banyaknya daftar yang akan digunakan tergantung pada ketersediaan waktu untuk melakukan evaluasi, karena jelas semakin banyak daftar yang akan dicocokkan semakin banyak waktu dibutuhkan untuk melakukannya. Namun terlalu sedikit daftar yang digunakan untuk evaluasi koleksi juga memberikan hasil yang kurang baik.
Memang dengan adanya data katalog di komputer, OPAC (Online Public Access Catalog), akan sangat mempercepat proses pencocokan koleksi dengan daftar. Perlu juga diteliti apakah publikasi yang didaftar pada daftar pencocokan (checklist) itu sesuai dengan tujuan dari perpustakaan. Bisa saja daftar itu memang tidak sesuai dengan koleksi yang harus dibina di perpustakaan itu. Di negara maju seperti Amerika Serikat dimana pangkalan data dari jaringan berbagai perpustakaan banyak tersedia, mereka membuat bibliografi khusus yang memang diperuntukkan sebagai sarana untuk evaluasi koleksi. Bibliografi yang dibuat khusus itu lebih tepat untuk sarana evaluasi koleksi.
Ada beberapa kelemahan dalam teknik pencocokan pada daftar untuk evaluasi koleksi, yaitu:
· Pemilihan judul untuk penggunaan yang khusus, tidak berlaku umum.
· Hampir semua daftar selektif dan bisa saja mengabaikan banyak judul-judul publikasi yang bermutu
· Banyak judul yang tidak sesuai untuk sebuah komunitas perpustakaan yang khusus
· Daftar-daftar itu mungkin saja sudah kedaluwarsa
· Sebuah perpustakaan mungkin saja mempunyai banyak judul yang tidak tercantum pada daftar pencocokan, namun publikasi itu sarna baiknya dengan yang ada di daftar
· Daftar pencocokan tidak memasukkan materi yang khusus yang sangat penting bagi sebuah perpustakaan tertentu
· Tidak ada salahnya memiliki publikasi yang kurang bermutu
Untuk menjawab berbagai kritik tersebut, daftar pencocokan seharusnya mendaftar semua bahan pustaka untuk semua perpustakaan. Hanya perlu diingat bahwa tidak semua bahan pustaka mempunyai nilai yang sama, atau sama bergunanya untuk sebuah perpustakaan tertentu. Banyak buku-buku lama yang masih sangat berguna bagi pembaca, namun daftar pencocokan yang sudah kedaluwarsa sangat kecil kemungkinannya untuk bermanfaat sebagai sarana untuk mengevaluasi koleksi perpustakaan.
Hasil pencocokan terhadap sebuah daftar menunjukkan persentase buku-buku dari daftar yang ada dalam koleksi. Tetapi tidak ada standar berapa persen dari daftar pencocokan yang harus ada dalarn koleksi sebuah perpustakaan. Misalkan sebuah perpustakaan memiliki 53% dari buku-buku yang ada pada sebuah daftar pencocokan. Apakah nilai itu sudah memadai, apakah penting untuk memiliki semua buku yang ada di daftar? Membandingkan angka persentase dari daftar untuk kepemilikan sebuah perpustakaan dengan perpustakaan lain kecil manfaatnya, kecuali kedua perpustakaan itu mempunyai populasi yang dilayani yang sarna. Kelemahan teknik pencocokan pada daftar untuk evaluasi koleksi masih terus didiskusikan, namun tetap saja teknik ini bermanfaat bagi perpustakaan dalam mengevaluasi koleksi.
Sayang sekali di Indonesia belum memiliki pangkalan data jaringan perpustakaan yang secara resmi bekerja sama atau bibliografi yang dibuat khusus untuk evaluasi koleksi. Ada juga beberapa pustakawan yang mengumpulkan data katalog dari berbagai perpustakaan, namun data itu merupakan hasil usaha perorangan dan tidak ada kepastian perbaharuan data secara berkala. Salah satu jalan keluarnya, seorang pustakawan dari perpustakaan sejenis menanyakan buku-buku atau jurnal yang seharusnya dimiliki kepada perpustakaan lain yang sudah diketahui umum bahwa badan induknya merupakan sebuah institusi yang bermutu dalarn bidang subjek tertentu. Sebagai contoh, Institut Pertanian Bogor (IPB) sudah diketahui di Indonesia sebagai perguruan tinggi terpercaya dalam bidang pertanian. Bisa terjadi seorang pustakawan dari Fakultas Pertanian universitas lain bertanya kepada pustakawan di IPB buku-buku yang menjadi buku wajib dalam kurikulum di IPB dan jurnal utama yang dilanggan di Perpustakaan IPB. Perbandingan itu bisa dilakukan bila kedua perpustakaan itu sama-sama perpustakaan perguruan tinggi.
Penilaian Pakar
Metode ini tergantung pada keahlian seseorang untuk melakukan penilaian dan penguasaan terhadap subjek yang dinilai. Dalam metode ini pemeriksaan terhadap koleksi dalam hubungannya dengan kebijakan dan tujuan perpustakaan, dan seberapa baiknya koleksi itu memenuhi tujuan perpustakaan. Prosesnya bisa memerlukan peninjauan terhadap keseluruhan koleksi menggunakan daftar pengrakan (shelflist), bisa terbatas hanya pada satu subjek, itu yang sering terjadi, tetapi bisa juga mencakup berbagai subjek tergantung pada penguasaan pakar tersebut terhadap subjek yang akan dievaluasi. Biasanya metode ini berfokus pada penilaian terhadap kualitas seperti kedalaman koleksi, kegunaannya terkait dengan kurikulum atau penelitian, serta kekurangan dan kekuatan koleksi.
Teknik mengandalkan pada penilaian seorang pakar ini jarang digunakan tanpa dikombinasikan dengan teknik lain. Sering kali pelaku evaluasi yang menggunakan teknik ini merasa tidak cukup bila hanya melihat keadaan di rak. Mereka merasa perlu untuk mendapatkan kesan dari komunitas yang dilayani. Pengumpulan pandangan dari berbagai pengguna bisa dianggap mewakili pandangan komunitas. Dengan dernikian pengguna didorong untuk terlibat dalam proses evaluasi koleksi.
Perbandingan Data Statistik
Perbandingan diantara institusi bermanfaat untuk data evaluasi. Namun ada keterbatasan disebabkan oleh perbedaan institusional dalam tujuan, program-program, dan populasi yang dilayani. Sebagai contoh, perpustakaan yang ada di sebuah sekolah tinggi untuk bidang ilmu tertentu, misalkan ilmu ekonomi, tentunya berbeda dengan perpustakaan yang ada di sebuah universitas yang mempunyai banyak fakultas dengan berbagai bidang ilmu. Dengan hanya menyatakan jumlah koleksi secara kuantitatif, sulit untuk dapat menyatakan kecukupan dari koleksi sebuah perpustakaan. Jumlah judul atau eksemplar saja tidak dapat dijadikan ukuran untuk melihat pertumbuhan koleksi. Tetapi dirasakan penting untuk mengembangkan pendekatan kuantitatif untuk mengevaluasi koleksi yang berguna untuk pengambilan keputusan, tetap dengan cara yang sederhana.
Dengan dimanfaatkannya komputer untuk menyimpan data bibliografi bahan pustaka telah menciptakan sarana evaluasi yang sangat berguna. Di Amerika Serikat sebuah pangkalan data yang meliputi koleksi berbagai perpustakaan yang tergabung dalam sebuah jaringan bernama Washington Library Network (WLN) merupakan sarana evaluasi koleksi yang banyak digunakan. Sebuah perpustakaan bisa membandingkan koleksi yang dimiliki dengan koleksi perpustakaan lain yang tergabung dalam jaringan WLN. Berhubung banyak perpustakaan di Amerika Serikat menggunakan standar klasifikasi Library of Congress, untuk membandingkan koleksi sebuah perpustakaan dengan data yang ada di WLN, data statistik koleksi dibandingkan berdasarkan nomor klasifikasi Library of Congress. Dengan menggunakan pangkalan data jaringan WLN bisa diperoleh data seperti jumlah judul buku yang ada di koleksi sebuah perpustakaan untuk setiap nomor klasifikasi dibandingkan dengan koleksi perpustakaan lain, jumlah judul buku yang hanya dimiliki oleh sebuah perpustakaan untuk setiap nomor klasifikasi, dan berapa jumlah judul buku yang sarna yang ada di koleksi berbagai perpustakaan lain untuk setiap nomor klasifikasi, serta berbagai perbandingan data stastistik koleksi lainnya.
Perbandingan dengan Berbagai Standar Koleksi
Tersedia berbagai standar yang diterbitkan untuk hampir setiap jenis perpustakaan. Standar itu memuat semua aspek dari perpustakaan, termasuk mengenai koleksi. Standar itu ada yang menggunakan pendekatan kuantitatif, ada pula yang menggunakan pendekatan kualitatif Contoh dari standar adalah Standards for College Libraries, antara lain memuat informasi mengenai cara untuk menentukan tingkatan kelas sebuah perpustakaan dalam ukuran koleksi berdasarkan persentase koleksi yang dimiliki dibandingkan dengan ukuran yang ideal. Bila ukuran koleksi sebuah perpustakaan sama atau melebihi dari yang ideal, maka perpustakaan itu mendapat kelas A. Untuk perpustakaan yang ukuran koleksinya di bawah yang ideal mendapat kelas di bawah A. Sebuah contoh standar yang lain, Books for College Libraries menyatakan bahwa sebuah perpustakaan perguruan tinggi yang mempunyai program pendidikan sarjana empat tahun seharusnya mempunyai koleksi minimum 150.000 eksemplar, 20% diantaranya seharusnya terbitan berkala yang sudah dijilid dan sisanya 80% adalah judul-judul monograf
2. Metode Terpusat pada Penggunaan
Melakukan Kajian Sirkulasi
Pengkajian pola penggunaan koleksi sebagai sarana untuk mengevaluasi koleksi semakin populer. Dua asumsi dasar dalam kajian pengguna/penggunaan adalah:
1) kecukupan koleksi buku terkait langsung dengan pemanfaatannya oleh pengguna
2) statistik sirkulasi memberikan gambaran yang layak mewakili penggunaan koleksi
Dengan digunakannya komputer dalam melaksanakan transaksi peminjaman, maka semakin mudah untuk memantau data sirkulasi.
Ada masalah dengan data sirkulasi dikaitkan dengan nilai koleksi, karena data itu tidak termasuk data koleksi yang dibaca di dalam perpustakaan. Beberapa jenis koleksi seperti referens dan jurnal biasanya tidak dipinjarnkan. Jadi data sirkulasi belum mewakili keseluruhan data pemanfaatan koleksi.
Meminta Pendapat Pengguna
Survei untuk mendapatkan data persepsi pengguna tentang kecukupan koleksi baik secara kualitatif maupun kuantitatif merupakan salah satu data yang sangat berguna dalam program evaluasi koleksi. Hanya perlu diperhatikan keobjektifan dari pengguna dalam menilai kecukupan koleksi dalam memenuhi kebutuhannya. Jangan sampai ketidaktahuan pengguna dalam mencari informasi di perpustakaan mengakibatkan penilaian kurangnya koleksi untuk memenuhi kebutuhan akan informasinya. Begitu juga dengan lemahnya sistem temu kembali bisa mengakibatkan seolah-olah koleksi perpustakaan itu tidak bisa memenuhi kebutuhan pengguna. Perlu juga diketahui latar belakang pengguna mengapa seseorang mengatakan positif atau negatif tentang koleksi. Tentunya pengguna yang sudah sering menggunakan perpustakaan akan memberikan pendapat yang lebih objektif dibandingkan dengan pengguna yang baru atau bahkan tidak pemah menggunakan perpustakaan. Namun demikian bukan berarti bahwa pengguna atau calon pengguna yang demikian pendapatnya tidak perlu didengar. Penentuan responden secara acak tentunya akan memasukkan semua unsur dalam populasi pengguna, termasuk pengguna potensial (belum menjadi pengguna). Perlu juga ada pertanyaan bagi pengguna potensial mengapa mereka tidak menjadi pengguna perpustakaan, apakah karena koleksinya tidak memenuhi kebutuhan mereka, ataukah karena mereka tidak mengetahui apa yang ada di koleksi perpustakaan? Dengan demikian yang menjadi masalah bukanlah koleksinya, tetapi masalah promosi perpustakaan. Semua itu harus menjadi masukan bagi evaluasi koleksi. Penentuan pertanyaan yang jeli akan menghasilkan kesimpulan yang lebih akurat, menghilangkan kemungkinan kesimpulan yang menyesatkan.
Menganalisis Statistik Pinjam Antar Perpustakaan (Pemanfaatan Perpustakaan Lain)
Bila pengguna sebuah perpustakaan banyak menggunakan perpustakaan lain bisa jadi ada masalah dengan koleksi perpustakaan itu. Namun bisa juga ada hal lain yang menyebabkan penggunanya lebih suka menggunakan perpustakaan lain seperti petugas di perpustakaan lain lebih ramah, pelayanannya lebih baik, keadaan perpustakaannya lebih nyaman, lebih mudah dan cepat menemukan buku di rak, lebih dekat dengan rumah atau kantornya, jam bukanya lebih sesuai dengan waktu yang dimiliki, tempat parkir mobilnya lebih mudah dan aman, dan berbagai alasan lainnya yang tidak ada hubungannya dengan kecukupan koleksi. Tetapi tetap saja ada kemungkinan bahwa sumber dari semua masalah adalah koleksi yang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna Pustakawan harus mencari informasi mengapa hal itu terjadi dan alasan utama terjadinya penggunaan perpustakaan lain oleh komunitasnya.
Pustakawan pengembangan koleksi juga harus secara berkala memeriksa data pinjam antar perpustakaan, bila pelayanan itu ada. Bila ada buku atau jurnal yang tidak dimiliki perpustakaan, tetapi sering diminta melalui pinjam antar perpustakaan, berarti buku atau jurnal itu mempunyai peminat yang tinggi, sehingga sewajarnya bila buku atau jurnal itu dimiliki oleh perpustakaan. Bila buku atau jurnal itu sudah ada di koleksi, tetapi juga banyak diminta melalui pinjam antar perpustakaan, berarti diperlukan duplikat yang lebih banyak untuk buku tersebut. Untuk jurnal yang biasanya sangat mahal harga berlangganannya, perlu dipikirkan bagaimana sistem baca di tempat yang lebih memberikan kesempatan yang merata kepada pengguna.
Melakukan Kajian Sitiran
Metode ini dapat digunakan untuk mengevaluasi koleksi perpustakaan perguruan tinggi dan khusus dengan menggunakan sejumlah contoh dari publikasi penelitian yang sesuai dengan tujuan perpustakaan. Sebagai contoh di perpustakaan perguruan tinggi yang mempunyai program doktor dapat menggunakan disertasi sebagai bahan untuk kajian sitiran. Disertasi merupakan dokumen yang mempunyai nilai paling tinggi dalam perjalanan pendidikan seseorang, dengan demikian bahan pustaka yang dirujuk dalam disertasi dianggap sangat bernilai bagi penulisan disertasi itu, sehingga sangat beralasan untuk dijadikan sarana mengevaluasi koleksi. Kajian sitiran dilakukan dengan mencatat semua bahan pustaka yang dijadikan daftar pustaka pada sejumlah disertasi yang terpilih sebagai contoh. Data itu kemudian dicocokkan dengan data katalog, maka akan diketahui berapa persen dari bahan pustaka yang dirujuk disertasi ada di koleksi perpustakaan. Bila persentase itu kecil berarti koleksi perpustakaan tidak cukup untuk mendukung program doktor yang ada di perguruan tinggi itu. Dapat dikatakan bahwa para mahasiswa program doktor itu lebih banyak menggunakan perpustakaan di luar perpustakaan perguruan tinggi tersebut.
Kajian sitiran tidak terlalu sulit dilakukan, hanya memerlukan ketekunan dan kecermatan yang tinggi, serta jelas menyita waktu yang cukup banyak. Hasil kajian sitiran sebenarnya tidak hanya memberikan data persentase koleksi yang dirujuk, tetapi juga jenis koleksi apa yang banyak digunakan, selang tahun publikasi yang dirujuk, bahkan sampai kepada judul jurnal yang paling banyak dirujuk untuk setiap bidang ilmu dari disertasi tersebut.
Melakukan Kajian Penggunaan Di Tempat (Ruang Baca)
Melengkapi data yang diperoleh pada kajian sirkulasi, kajian terhadap buku dan jurnal yang dibaca di tempat/rnang baca perlu dilakukan. Kajian dapat dilakukan dengan menghitung buku dan jurnal yang ada di meja baca setelah selesai dibaca pengguna pada kurun waktu tertentu. Idealnya buku dan jurnal yang telah selesai dibaca itu dihitung seluruhnya sepanjang tahun. Namun pelaksanaan penghitungan itu akan menghabiskan waktu dan tenaga pustakawan. Oleh karena itu penghitungan dilakukan dengan pengambilan contoh pada waktu-waktu tertentu dan sepanjang kurun waktu tertentu pula. Misalkan ditetapkan pengambilan contoh akan dilakukan untuk kurun waktu tiga bulan, dan dalam satu minggu pengambilan contoh dilakukan selama tiga hari, serta pencatatan dilakukan setiap dua jam.
Pengumpulan data dilakukan dengan menugaskan satu orang atau lebih petugas untuk mencatat banyaknya buku yang dibaca di ruang baca. Minggu pertama dipilih hari Senin, Selasa, dan Rabu petugas mencatat buku-buku yang dibaca pengguna setiap dua jam. Minggu berikutnya dipilih hari Kamis, Jum'at, dan Sabtu untuk melakukan pencatatan buku yang dibaca setiap dua jam, terus berlanjut sampai tiga bulan. Semua data terkumpul itu dijumlahkan, hanya karena pengambilan data dilakukan hanya setengah minggu, jadj untuk mengetahui jumlah data buku yang dibaca di tempat selama tiga bulan angka hasil penjumlahan itu dikalikan dua. Bila ingin dinyatakan data per tahun, maka data jumlah buku yang dibaca di tempat selama tiga bulan tinggal dikalikan empat. Dalam pengumpulan data perlu dipikirkan masa sepi dan ramainya pengguna yang menggunakan perpustakaan. Masa pengambilan data harus mewakili kedua macam pola penggunaan perpustakaan, karena bila data diambil hanya pada masa-masa tingginya penggunaan perpustakaan, angka yang diperoleh akan lebih tinggi dari yang seharusnya. Sebaliknya bila pengumpulan data dilakukan pada masa-masa rendahnya penggunaan perpustakaan, maka angka yang diperoleh akan lebih rendah dari angka yang seharusnya.
Karena tujuan pengumpulan data ini adalah untuk mengevaluasi koleksi, maka tidak cukup hanya mengetahui jumlah buku yang dibaca di tempat. Lebih rinci lagi, mungkin perlu diketahui jumlah buku yang dibaca di tempat berdasarkan nomor klasifikasi. Petugas pengumpul data perlu dibekali tabel yang telah dibagi kolom-kolomnya menurut nomor kelas dari 0 - 9. Dengan demikian bisa diketahui nomor kelas besar yang mana yang paling banyak digunakan, dan nomor kelas mana yang paling rendah digunakan. Tingginya penggunaan untuk buku-buku kelompok kelas tertentu bisa berarti bahwa pengguna memang membutuhkan informasi dalam subjek itu dan buku-buku yang ada corok dengan kebutuhan pengguna. Sedangkan rendahnya penggunaan kelompok kelas tertentu bisa berarti pengguna kurang membutuhkan informasi untuk subjek tersebut, atau buku-buku yang ada dalam subjek itu tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna. Untuk itu diperlukan data pendapat dari pengguna mengenai koleksi untuk subjek itu.
Untuk mengevaluasi jurnal yang dibaca di tempat diperlukan data judul jurnal yang dibaca oleh pengguna, tidak cukup hanya jumlah nomor jurnal yang dibaca. Bisa terjadi juga jurnal yang banyak dibutuhkan pengguna bahkan tidak dimiliki perpustakaan. Data dari survei kebutuhan pengguna sangat dibutuhkan untuk mengetahui kebutuhan jurnal oleh pengguna perpustakaan.
Memeriksa Ketersediaan Koleksi di Rak
Pustakawan perlu melakukan pengumpulan data mengenai ketersediaan koleksi di rak pada kurun waktu tertentu. Maksud dari pengumpulan data ini untuk mengetahui seberapa tinggi bahan pustaka yang dicari pengguna tersedia di rak koleksi. Bila persentase penemuan tinggi, bisa berarti bahwa koleksi sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Bila persentase ketidaktersediaan bahan pustaka yang dieari tinggi, ada dua kemugkinannya. Pertama, bahan pustaka itu dimiliki oleh perpustakaan tetapi sedang dipinjam atau dibaca oleh pengguna lain, artinya perpustakaan perlu menambah duplikat bahan pustaka itu. Kedua, bahan pustaka yang dicari memang tidak dimiliki perpustakaan, artinya bila sesuai dengan Kebijakan Pengembangan Koleksi maka bahan pustaka itu perlu diadakan.
Untuk pengumpulan data ini diperlukan petugas khusus untuk melakukannya. Cara pengumpulan data bisa dilakukan seperti yang dilakukan untuk kajian penggunaan koleksi di tempat. Namun untuk mendapatkan data judul-judul bahan pustaka yang banyak diperlukan tetapi belum tersedia di rak bisa dilakukan secara terus menerus sepanjang tahun. Pengguna diminta untuk menuliskan judul tersebut pada sehelai daftar isian yang akan dikaji oleh pustakawan pengembangan koleksi untuk keputusan pembeliannya.
Evaluasi Terbitan Berkala
Untuk mengevaluasi terbitan berkala, selain menggunakan metode yang telah disebutkan di atas yang berlaku umum, ada hal-hal lain yang perlu diperhatikan. Perbedaan ini disebabkan oleh sifat terbitnya yang berbeda dari jenis-jenis bahan pustaka yang lain. Proses evaluasi pada terbitan berkala mencakup:
a) apakah akan melanjutkan atau menghentikan langganan terhadap sebuah judul terbitan berkala
b) apakah akan menambah langganan terhadap sebuah judul terbitan berkala yang belum dimiliki
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan adalah:
· apakah judul itu termasuk dalam banyak jurnal/database indeks/abstrak?
· apakah judul itu sangat relevan dengan kebutuhan pengguna?
· bagaimana ruang lingkup dan isi dari judul itu?
· seberapa tinggi penggooaan judul itu, didukung dengan data penggooaan di perpustakaan dan permintaan silang layan?
· apakah kualitas terbitan berseri itu baik?
· apakah harga langganan judul itu wajar?
· apakah bahasa dan dari negara manakah judul itu?
· apakah judul itu merupakan salah satu judul yang terkait dengan kerjasama pengadaan dengan perpustakaan lain?
D. Penutup
Bila evaluasi koleksi ini ingin dilakukan secara objektif, maka diperlukan serangkaian riset untuk mendukung pengambilan keputusan. Diakui bahwa tugas evaluasi koleksi itu sulit, dan sering kali hasilnya itu subjektif. Jadi seorang pelaksana evaluasi koleksi harus bisa menyatakan apa adanya tentang koleksi. Metode evaluasi koleksi yang tersedia tidak ada yang sempurna untuk dapat digunakan secara tunggal. Oleh karena itu disarankan menggunakan kombinasi beberapa metode, sehingga dapat saling menutupi kekurangan masing-masing metode. Langkah-langkah berikut ini disarankan untuk diambil dalam mengevaluasi koleksi:
1. Mengembangkan seperangkat kriteria ootuk standar nilai dan mutu.
2. Mengambil contoh secara acak dari koleksi dan memeriksa pemanfaatan buku itu.
3. Mengumpulkan data tentang judul-judul yang diinginkan pengguna tetapi tidak tersedia di koleksi perpustakaan.
4. Mengumpulkan datajudul-judul yang dibaca di tempat.
5. Mengumpulkan data dari aktivitas pinjam antar perpustakaan.
6. Mendata berapa banyak bahan pustaka yang usang yang ada dalam koleksi (sebagai contoh, bahan pustaka mengenai ilmu-ilmu dasar/murni yang telah berusia lebih dari 15 tahoo dan tidak termasuk dalam bahan pustaka yang klasik) .
7. Jika sebuah daftar pencocokan (checklist) terkait erat dengan kebutuhan perpustakaan, gunakan daftar itu, tetapi teliti juga apakah daftar itu memang bermanfaat untuk perpustakaan.
8. Kaitkan semua hasil-hasil itu dengan tujuan dan fungsi perpustakaan.
Melakukan evaluasi koleksi memang menyita banyak waktu, tetapi dari hasil evaluasi ini akan diketahui kekuatan dan kelemahan koleksi. Dengan data itu, maka staf pengembangan koleksi dapat memformulasikan kembali perencanaan untuk terus memelihara koleksi yang kuat dan memperbaiki koleksi yang lemah. Semua aktivitas evaluasi ini tentunya harus sejalan dengan fungsi dan tujuan perpustakaan, serta kebutuhan komunitas. Bila evaluasi koleksi ini sudah dilakukan secara rutin, akan terasa semakin ringannya tugas ini, terlebih bila diingat bahwa proses ini akan membawa koleksi perpustakaan semakin dekat dengan kebutuhan komunitas yang dilayani.
Daftar Pustaka
_________, 2005. Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman. ed. ke 3. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan Nasional RI. Jakarta.
_________, Collection Evaluation and Weeding. Chapter 6. htto://www.emro.who.int/HIS/VHSL/ Doc/part2/CHAP6.pdf (diambil tgl. 29 September 2006).
Dickstein, Ruth dan Hovendick, Kelly Barrick. 2002. University of Arizona Women's Studies Collection Evaluation. http://oratt.edu/~johnso2/UArizcollectioneval.html (diambil tgl. 29 September 2006).
Evans, G. Edward and Zarnosky, Margaret R. 2000. Developing Library and Information Center Collections. Libraries Unlimited. Englewood, Colorado.
Jenkins, Clare and Morley, Mary (ed.). 1999. Collection Management in Academic Libraries.
Moore, Jo Anne. Guidelines for Collection Evaluation and Weeding. http://www.tea.state.tx.us/technology/libraries/lib_downloads/weedingl.pdf (diambil tgl. 29 September 2006) 2nd ed. Gower Publishing. Hampshire, England.
Sujana, Janti G. dan Yulia, Yuyu. 2006. Modul Pengembangan Koleksi. Universitas Terbuka. Jakarta.
Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Pustaka Utama. Jakarta.
